Een belangrijk onderdeel van deze fase is het offertetraject. Een offertetraject is belangrijk omdat het kan bijdragen aan een succesvolle en transparante samenwerking tussen Momo Medical en je organisatie. Het zorgt voor duidelijkheid, professionaliteit, vertrouwen, onderhandelingsmogelijkheden en juridische bescherming. Als je deze fase, samen met de leverancier, goed kunt doorlopen komt dit ten gunste van een goede samenwerking.

 

Doelstelling

Na het doorlopen van het inkooptraject zijn de benodigde producten/diensten helder voor je organisatie. Deze zijn vastgelegd in een transparante offerte, SLA (service-level agreement) en verwerkingsovereenkomst.

 

Checklist/stappenplan

Goed om te checken vooraf:

  1. Vraag collega-zorgorganisaties naar ervaringen rondom de leverancier en/of producten. Dit kan lopen via het AWIZ-netwerk of via je eigen netwerk.
  2. Controleer bij de programmamanager of er al afspraken zijn gemaakt binnen AWIZ rondom regionale inkoop. Hier kunnen al prijs, service of raamovereenkomsten voor opgesteld zijn.
  3. Controleer of er subsidies beschikbaar zijn (landelijk of regionaal) via de VWS-site voor de implementatie.
    1. Zo ja, controleer dan goed hoe je de subsidie moet aanvragen, wat de subsidie vergoedt en wat er overblijft na (eenmalige) subsidie voor de organisatie. LET OP: subsidie is altijd tijdelijk, dus zorg ervoor dat je ook nadenkt over een duurzame bekostiging van het product.
  4. Is er binnen de organisatie tijd en geld beschikbaar voor de implementatie van het product?

 

Contact leggen met Momo Medical

Om het inkooptraject met de leverancier te doorlopen moeten de volgende activiteiten gedaan worden. Meestal wordt het inkooptraject gedaan/ondersteund door de afdeling Inkoop. Kan die je niet ondersteunen? Gelukkig heeft Momo medical een handige routekaart. Dit is een online dashboard met handige stappen en documenten die je nodig hebt voor de implementatie van de BedSense.

Kijk daarnaast welke van de hieronder beschreven activiteiten je zelf kunt uitvoeren:

  1. Beoordeel de opgestelde offerte van de leverancier. Komt dit overeen met jullie verwachtingen of moet je opnieuw om tafel met de leverancier?
  2. Log in op de routekaart van Momo medical en vul de eerste basisgegevens van de locatie alvast in.
  3. Laat de verwerkingsovereenkomst (te vinden in de routekaart van de leverancier) van de leverancier toetsen door de Functionaris Gegevensbescherming.
  4. Controleer of er een data protection impact assessment (DPIA) is opgesteld voor de organisatie.
  5. Beoordeel de service-level agreement (SLA)/dienstverleningsovereenkomst (DVO). Dit is een overeenkomst waarin je met elkaar afspreekt wat je mag verwachten over de dienst en service om de dienst heen. Denk dan aan de snelheid waarmee een product vervangen moet worden of hoe vaak een product kapot mag gaan in een bepaalde tijd.
    1. Betrek hierbij de juiste personen (afd. Inkoop, afd. ICT) voor zowel inhoud, ondersteunende diensten als leidinggevende.
  6. Leg wanneer bovenstaande overeenkomsten goedgekeurd zijn de offerte voor aan je leidinggevende, directeur of bestuur. Zij tekenen voor de offerte en zijn daarmee de financieel verantwoordelijke.