Momo BedSense toolkit – West-Brabant

Hebben jullie al nagedacht over waarom en hoe je de BedSense wilt gaan inzetten?

Een groot risico bij een implementatie is dat er vooraf niet goed nagedacht is, vanuit welke visie/strategie een implementatie ingezet wordt. Met als risico dat er later weerstand ontstaat bij medewerkers en/of cliënten, of dat de technologie met de verkeerde intentie wordt ingezet.

V.b. BedSense wordt in eerste instantie ingezet om de werkdruk te verlagen van nachtdienstmedewerkers, maar door de nieuwe data die ze ontvangen en lagere werkdruk wordt er gekozen om één nachtdienstmedewerker te schrappen. Resultaat: BedSense wordt als verkapte bezuiniging gezien.

Doelstelling

Tot een afwegingsdocument komen dat ingezet kan worden:

• Aan de start van de implementatie, om bestuur te overtuigen van de toegevoegde waarde voor de cliënt/medewerker/organisatie;
• Aan het einde van de implementatie, om de juiste ontwikkelkansen te benutten die zich voordoen met de nieuwe functionaliteiten die de BedSense genereert.

Checklist/stappenplan

• Beschrijf wat het doel is om de BedSense in te zetten. Hiervoor kan je makkelijk gebruikmaken van de studiedoelen die beschreven staan in de routekaart van Momo medical
• Beschrijf daarbij ook hoe dit doel bijdraagt aan de hogere visie/strategie van de organisatie.
• Breng in kaart wat de mogelijke positieve en negatieve gevolgen zijn van de inzet van de BedSense en wat jullie willen onderzoeken.
• Gebruik de Quadruple AIM-methode om nieuwe toepassingen van de Momo te toetsen voor de implementatie.

Een goed zicht 🕵🏽 op alle betrokkenen bij de BedSense is van groot belang omdat het de basis legt voor een succesvolle en efficiënte implementatie. Het helpt om de doelstellingen helder te krijgen, geeft inzicht in benodigde middelen, de huidige situatie en mogelijke obstakels die zich voor kunnen doen tijdens de implementatie. Ook biedt het de mogelijkheid om een draagvlak te creëren en betrokkenheid te stimuleren bij de implementatie.

Doelstelling

Het doel van een stakeholdersanalyse is om inzicht te krijgen in wie de verschillende betrokkenen zijn binnen de implementatie. Daarnaast verzamel je hiermee per betrokkene hun belangen en behoeften, risico’s en kansen, om zo een effectief communicatieplan te ontwikkelen.

Checklist/ stappenplan

• Identificeer de belangrijkste betrokkenen. Denk aan teamleden, cliënten, leveranciers etc. Maak een overzicht van namen in functies.
• Bepaal de invloed van elke betrokkene. Dit kan worden gemeten op basis van hun positie in de organisatie, financieel belang of het vermogen om beslissingen te beïnvloeden op de implementatie.
• Bepaal het belang van elke betrokkene voor deze implementatie. Welke gevolgen heeft de implementatie voor hen?
• Analyseer de verwachtingen en belangen van elke stakeholder. Dit kan helpen bij het begrijpen van wat elke betrokkene wil bereiken, hun prioriteiten en hun zorgen.
• Prioriteer en classificeer de betrokkenen nu in de stakeholdermap. Dit kan helpen om te bepalen wie de grootste impact hebben op het project en wie de meeste aandacht nodig hebben.
• Ontwikkel later communicatiestrategieën om met elke (groep) betrokkene(n) te communiceren. Het kan voorkomen dat de meest belangrijke betrokkenen vaker worden betrokken of geïnformeerd. Ook biedt dit de kans om te laten zien dat zorgen of prioriteiten worden meegenomen in de implementatie.

Een belangrijk onderdeel van deze fase is het offertetraject. Een offertetraject is belangrijk omdat het kan bijdragen aan een succesvolle en transparante samenwerking tussen Momo Medical en je organisatie. Het zorgt voor duidelijkheid, professionaliteit, vertrouwen, onderhandelingsmogelijkheden en juridische bescherming. Als je deze fase, samen met de leverancier, goed kunt doorlopen komt dit ten gunste van een goede samenwerking.

Doelstelling

Na het doorlopen van het inkooptraject zijn de benodigde producten/diensten helder voor je organisatie. Deze zijn vastgelegd in een transparante offerte, SLA (service-level agreement) en verwerkingsovereenkomst.

Checklist/stappenplan

Goed om te checken vooraf:

1. Vraag collega-zorgorganisaties naar ervaringen rondom de leverancier en/of producten. Dit kan lopen via het AWIZ-netwerk of via je eigen netwerk.
2. Controleer bij de programmamanager of er al afspraken zijn gemaakt binnen AWIZ rondom regionale inkoop. Hier kunnen al prijs, service of raamovereenkomsten voor opgesteld zijn.
3. Controleer of er subsidies beschikbaar zijn (landelijk of regionaal) via de VWS-site voor de implementatie.
   1. Zo ja, controleer dan goed hoe je de subsidie moet aanvragen, wat de subsidie vergoedt en wat er overblijft na (eenmalige) subsidie voor de organisatie. LET OP: subsidie is altijd tijdelijk, dus zorg ervoor dat je ook nadenkt over een duurzame bekostiging van het product.
4. Is er binnen de organisatie tijd en geld beschikbaar voor de implementatie van het product?

Contact leggen met Momo Medical

Om het inkooptraject met de leverancier te doorlopen moeten de volgende activiteiten gedaan worden. Meestal wordt het inkooptraject gedaan/ondersteund door de afdeling Inkoop. Kan die je niet ondersteunen? Gelukkig heeft Momo medical een handige routekaart. Dit is een online dashboard met handige stappen en documenten die je nodig hebt voor de implementatie van de BedSense.

Kijk daarnaast welke van de hieronder beschreven activiteiten je zelf kunt uitvoeren:

1. Beoordeel de opgestelde offerte van de leverancier. Komt dit overeen met jullie verwachtingen of moet je opnieuw om tafel met de leverancier?
2. Log in op de routekaart van Momo medical en vul de eerste basisgegevens van de locatie alvast in.
3. Laat de verwerkingsovereenkomst (te vinden in de routekaart van de leverancier) van de leverancier toetsen door de Functionaris Gegevensbescherming.
4. Controleer of er een data protection impact assessment (DPIA) is opgesteld voor de organisatie.
5. Beoordeel de service-level agreement (SLA)/dienstverleningsovereenkomst (DVO). Dit is een overeenkomst waarin je met elkaar afspreekt wat je mag verwachten over de dienst en service om de dienst heen. Denk dan aan de snelheid waarmee een product vervangen moet worden of hoe vaak een product kapot mag gaan in een bepaalde tijd.
   1. Betrek hierbij de juiste personen (afd. Inkoop, afd. ICT) voor zowel inhoud, ondersteunende diensten als leidinggevende.
6. Leg wanneer bovenstaande overeenkomsten goedgekeurd zijn de offerte voor aan je leidinggevende, directeur of bestuur. Zij tekenen voor de offerte en zijn daarmee de financieel verantwoordelijke.

Alleen ga je sneller, maar samen kom je verder. Daarom is het belangrijk om de implementatie niet alleen te doen, maar om een projectteam in te richten. Deze groep mensen helpt om de implementatie vorm te geven. Deze mensen heb je waarschijnlijk al in kaart gebracht in je stakeholdermap, waarin je ze nu concreter een rol kunt geven.

Doelstelling

Het formeren en inrichten van een projectteam dat meehelpt het product te implementeren in de praktijk.

Checklist/stappenplan

• Beschrijf het resultaat dat je wilt behalen. Wat moet er aan het einde van de implementatie veranderd zijn in resultaat/proces of dienst?
• Bedenk welke rollen je nodig hebt voor het resultaat. Dus: wat moet er allemaal gedaan worden en welke rol/ persoon past het beste bij de activiteiten?
• Stel per rol de taken en verantwoordelijkheden op en geef de geschatte tijdsinvestering weer. Wees hierin niet te zuinig. Liever ruimer tijd inplannen zodat het meevalt dan dat je halverwege extra uren moet aanvragen bij de opdrachtgever.
• Werf medewerkers op basis van opgestelde taken en verantwoordelijkheden. TIP: betrek niet alleen de enthousiastelingen, maar ook de critici.
• Maak uren vrij voor je projectteam en vertel de projectleden hoe ze de uren kunnen boeken op de juiste kostenplaats.
• Communiceer wie de projectleden zijn naar de andere betrokkenen (wie is het vaste aanspreekpunt?).
• Stel met de projectleden de randvoorwaarden op voor een succesvolle implementatie, bijv.:
  • Vaste vervanger van projectleden,
  • Aanwezigheid bij cruciale sessies.

Een bestelprocedure is belangrijk omdat het zorgt voor een gestructureerde, uniforme aanpak van het bestelproces. Het helpt je fouten te voorkomen, de voorraad te optimaliseren en het maakt het eenvoudig om het proces te volgen en te beheersen.

Doelstelling

Je hebt door het plaatsen van de bestelling de basis gelegd voor de levering van de  BedSense, inclusief aandacht voor de voorraadprocedure.

Checklist/stappenplan

• Bestelling plaatsen bij Momo Medical. In welke hoeveelheden en wanneer wil je het geleverd krijgen? Dit kan je makkelijk invullen in de routekaart van Momo.
• Bepalen waar en wanneer de bulkbestelling binnenkomt. Wie neemt deze in ontvangst?
• Bepalen waar en wanneer incidenteel een bestelling geplaatst wordt (bij defecten). Maak hier teamafspraken over: wie belt bij defect, wie stuurt de sensor retour?
• Denk aan het proces van voorraadbeheer.
• Denk aan een reserve voorraad: er ligt tenminste één bedsense reservesysteem op locatie dat kan worden gebruikt. Na contact stuurt de leverancier een nieuwe op.
• Is er sprake van vervanging van het product en eventuele uitfasering? Denk hierbij aan de inzet van bijvoorbeeld bedpaaltjes.
• Bepaal hoe het facturatieproces loopt (backoffice).

De Wet zorg en dwang (WZD) is voor sommige organisaties al goed bekend en geïntegreerd in hun werkwijze. Daarmee bedoelen we dat er binnen de organisatie al ervaring is met de inzet van b.v. bedhekken, Zweedse banden of beperkende medicatie. Als dat zo is dan kan je onderstaande informatie overslaan omdat jullie hier al beleid op hebben. Belangrijk om te melden is dat de Momo Bedsense op zich GEEN vrijheidsbeperkende maatregel is en dus niet automatisch onder de WZD valt zolang er toestemming is van client en/ of verwant.

Roept de WZD nog vragen op binnen de organisatie of is nog niet duidelijk hoe jullie hiermee omgaan? Lees dan onderstaande tekst door om hier meer over te leren.

Lees meer

Een van de belangrijke randvoorwaarden voor de implementatie is uiteraard dat de organisatie technisch in staat is om met de nieuwe technologie te werken. Dus voordat je de bestelling plaatst van de BedSense is het goed om eerst te zorgen dat alle technische randvoorwaarden aanwezig zijn voor de implementatie.

Doelstelling

De organisatie technisch voorbereiden op de implementatie van de BedSense.

Checklist/stappenplan

• Controleer welke devices (smartphone, iPad) medewerkers nodig hebben om de sensor te monitoren (idealiter één device). In samenspraak met de medewerkers en de ICT-afdeling. Houd daarbij rekening met het type werk van de medewerker om ervoor te zorgen dat het device aansluit bij de behoefte en werkroutine van de medewerker. (Voorkom bijvoorbeeld dat een medewerker een laptop krijgt terwijl hij of zij continu aan het lopen is.)
• Zorg dat de Momo-app geïnstalleerd is op de devices. Laat dit idealiter doen door de ICT-afdeling, zodat ze het goed kunnen beheren.
• Voer via de routekaart een wificheck uit met Momo Medical (in samenspraak met ICT-afdeling). Hierbij kijkt Momo Medical of de wifi toereikend is, per afdeling en kamer.
• Maak samen met Momo Medical een back-up-plan bij stroomuitval. Mocht dat al bestaan, voeg dan Momo BedSense toe aan het back-up-plan van de organisatie.
• Voer via de routekaart van Momo medical een Bedbodemcheck uit bij de afdeling waar je de BedSense wilt implementeren.
• Check op brandveiligheid (i.v.m. keuring stekkers) en brandbeleid van de organisatie. Indien het beleid al bestaat, voeg Momo BedSense toe. Indien het beleid niet bestaat, beschrijf dan de procedure. (1)

Tijdens de implementatie zullen er verschillende betrokkenen zijn die te maken krijgen met het product of een nieuw werkproces. Om ervoor te zorgen dat de implementatie soepel verloopt is het belangrijk om goed en tijdig te communiceren. Des te beter iedereen ingelicht is, des te minder vragen of weerstand je zult ervaren.

Doelstelling

Het doel is om een heldere communicatiestrategie te hebben waarin je hebt vastgelegd met wie, hoe vaak en wat je communiceert over de implementatie.

Checklist/stappenplan

1. Betrek (indien mogelijk) de afdeling communicatie ter ondersteuning.
2. Zorg voor een vast aanspreekpunt waar men intern en extern met vragen terecht kan.
3. Verzamel informatiemateriaal van het product (folders, website) voor alle betrokkenen (cliënt, familie, medewerkers).
4. Stel een communicatieplan op voor betrokken stakeholders (zie stakeholdersanalyse). Elke organisatie gebruikt hier eigen formats voor, maar hieronder tref je een voorbeeld van hoe je je communicatie in kunt richten.
5. Communicatie wordt vaak overgelaten aan de communicatieadviseur, maar als projectleider ben jij er verantwoordelijk voor en kun jij zorgen voor nieuwe content. Maak samen een communicatieplan en een agenda die er, verspreid over het jaar, voor zorgt dat er steeds weer leuke activiteiten plaatsvinden.

Inspiratie:

• Kick-off-bijeenkomst
• Intranet
• Personeelsblad
• Digitale nieuwsbrief
• Social media
• Productdemonstratie
• Blog/vlog
• Podcast
• Infographics
• Workshop of inspiratiesessie
• Persconferentie
• Een boodschap op het loonstrookje

Scholing voor het gebruik van technologie in de zorg is belangrijk omdat het de kwaliteit van zorgverlening kan verbeteren en de cliëntveiligheid kan vergroten. Het is belangrijk om voldoende kennis en kunde op te doen over het gebruik van Momo BedSense om er zeker van te zijn dat de BedSense op een effectieve manier wordt ingezet. Daarnaast willen zorgverleners leren hoe ze de BedSense kunnen integreren in het dagelijks werk zodat deze werkwijze ondersteunend is aan het werkproces.

Doelstelling

Alle teamleden (inclusief behandelaren) informeren over het nut en de noodzaak, en hen trainen in de toepassing van de BedSense vóór ingebruikname.

Checklist/stappenplan

• Bespreek met de leverancier wat zij kunnen betekenen in de scholing. Momo Medical heeft als aanbod trainingsmateriaal en filmpjes. Plan de start samen met een adviseur van Momo Medical.
• Bespreek welke kennis en kunde medewerkers nodig hebben en verzamel informatiemateriaal.
• Ga na hoe nieuwe medewerkers getraind gaan worden, ontwikkel een aanbod en leg vast wie dat gaat doen.
• Plan de scholing/training voor medewerkers.
  • TIP: plan de scholing dicht bij het moment van ingebruikname, zodat de opgedane kennis direct toegepast kan worden en niet verloren gaat.
• Ga na hoe ZZP’ers werkinstructies ontvangen, zodat zij ook volgens de nieuwe werkwijze aan de slag kunnen. Ontwikkel een aanbod en leg vast hoe de ZZP-ers instructie gaan ontvangen.

Inleiding

Je staat aan de beginfase van het daadwerkelijk in gebruik nemen van de Momo BedSense! In deze fase moeten de laatste zaken nog praktisch worden afgesproken of ingericht.

Momo Medical start altijd met een onderzoeksfase; 3 maanden zal de BedSense in gebruik worden genomen als een soort gratis try-out! Het is dus van belang dat je hier samen met de leverancier op gaat trekken om de voorbereiding goed te doorlopen. In deze fase komen wat meer praktische zaken aan bod.

Doelstelling

Na het doorlopen van deze stappen ben je klaar voor de daadwerkelijke start, de livegang van de BedSense.

Checklist/stappenplan

• Richt de fase van studie in samen met de leverancier (zie hulpbron 4).
• Plan een tussen- en eindevaluatie in samen met de leverancier. Momo neemt hier het voortouw in.
• Beschrijf de procedure toestemming en start met informatie verstrekken naar cliënten of familie, wettelijk vertegenwoordigers. (Zie hulpbron 3, 5 en 6).
• Richt de procedure in voor het bepalen van seintjes per individu (zie hulpbron 2). Denk hierbij ook aan de verschillende rollen/disciplines die nodig zijn, zoals de SOG’er of EVV’er.
• Beschrijf de procedure voor de instructie aan medewerkers voor documentatie/vastleggen in het ECD (zie hulpbron 3).

Vandaag is de dag dat de BedSense in gebruik wordt genomen! Als het goed is, is alles gereed, iedereen geïnformeerd en toestemming gevraagd. Ook de leverancier is hierbij betrokken en staat klaar om de BedSense te installeren. In deze fase is het van belang dat er voldoende collega’s aanwezig zijn om de start mogelijk te maken en elkaar te instrueren. Allemaal even wennen aan de nieuwe werkwijze.

Doelstelling

Aan het eind van deze stap is de BedSense aangesloten en hebben medewerkers toegang via de app.

Checklist/stappenplan

• Wees op tijd bij de locatie, zodat je het aanspreekpunt kunt zijn voor zowel de zorg als de medewerkers van Momo Medical.
• Zorg dat je het overzicht hebt van cliënten die voorzien moeten worden van de BedSense en van wie direct al seinen ingesteld moeten worden. Dit versnelt het proces van installeren. Als het goed is zijn alle gegevens van de seinen bekend, omdat er eerder in het proces gesprekken met de cliënten en diens naasten zijn gevoerd.
• Leg alle BedSenses in de betreffende kamers.
• Controleer na installatie of alle seinen doorkomen.
• Bepaal hoe je je succes gaat vieren! Maak er een leuke happening van met iets lekkers!

Wanneer de zorg stopt (bij overlijden, verhuizing, of anders) is het belangrijk dat de BedSense wordt verwijderd uit het bed.

Doelstelling

Bij het stoppen van zorg moet de BedSense volgens een vastgestelde procedure terug naar de leverancier.

Checklist/stappenplan

• Verwijder het BedSense-systeem door de stekker uit het stopcontact te halen en de sensorplaat van onder het matras te halen.
• De BedSense dient per mail afgemeld te worden bij Momo Medical, zodat deze in de toekomst weer voor een andere cliënt gebruikt kan worden.
• Geef de volgende gegevens door aan service@momomedical.com: Dat het om een afmelding gaat; De locatie; Het kamernummer; Het nummer van de sensorplaat (dit nummer begint met ‘SP’).
• Momo Medical verwerkt deze gegevens binnen 48 uur. Het kamernummer is dan niet meer zichtbaar in de app.

Waarom is een procesevaluatie belangrijk?

Een procesevaluatie is belangrijk om verschillende redenen:

• Het biedt inzicht in het implementatieproces. Hoe heeft de implementatie plaatsgevonden, wat is goed gegaan, welke uitdagingen kwam je in je organisatie tegen en wat kan mogelijk beter voor toekomstige implementaties?
• Je kunt de effectiviteit van de implementatie beoordelen. Met andere woorden, je kunt de mate van succes meten aan de hand van vooraf vastgestelde doelstellingen en criteria. Dit helpt bij het identificeren van sterke punten die kunnen worden versterkt en zwakke punten die moeten worden aangepakt.
• Een procesevaluatie helpt ook bij het afleggen van verantwoording aan stakeholders, dit verhoogt de transparantie en versterkt het vertrouwen in het implementatieproces.
• Als laatste is een procesevaluatie een leerervaring, en kun je als organisatie je kennis vergroten om het een volgende keer nog beter te doen!

Doelstelling

Aan het eind van de evaluatie is er een inzicht in het implementatieproces van de BedSense, inclusief de stappen, actoren en strategieën die zijn gebruikt, om op deze manier de effectiviteit en efficiëntie van de implementatie te beoordelen en aanbevelingen te doen voor eventuele verbeteringen.

Checklist/stappenplan

• Verzamel relevante documentatie met betrekking tot de implementatie van BedSense, zoals implementatieplannen, communicatie, verslagen en andere relevante informatie.
• Voer interviews en/of enquêtes uit en betrek hierbij de nauw betrokkenen, zoals medewerkers, cliënten/verwanten en je implementatieteam. Stel gerichte vragen om inzicht te krijgen in hun ervaringen, percepties en eventuele uitdagingen die ze zijn tegengekomen tijdens de implementatie (zie hulpbron 1 en 2, en vragenlijsten).
• Analyseer de gegevens, inclusief documentatie, interviews en enquêtes. Kijk of je patronen, thema’s en andere belangrijke zaken met betrekking tot het gelopen proces kunt identificeren. Denk hierbij aan de betrokkenheid van stakeholders, ondersteuning, technische problemen etc. Succesfactoren én uitdagingen!
• Evalueer de naleving van de implementatiestappen. In hoeverre zijn ze gevolgd zoals gepland?
• In de volgende stap kun je een conclusies trekken en aanbevelingen/verbeteringen formuleren. Maak de aanbevelingen haalbaar om een volgende implementatie beter te doen.
• Rapporteer/presenteer de resultaten aan je stakeholders op een manier die iedereen kan begrijpen.

Een productevaluatie is belangrijk omdat het helpt bij het controleren of een product goed is en aan de verwachtingen voldoet. Het laat zien of gebruikers tevreden zijn met het product en of er verbeteringen kunnen worden aangebracht. Door het evalueren van het product kun je ervoor zorgen dat het beter wordt en dat het zich onderscheidt van andere producten op de markt. Dit helpt bij het nemen van beslissingen over het product en kan helpen om succesvol te zijn en gebruikers blij te maken.

Doelstelling

Aan het einde van de rit is er een evaluatie klaar van de BedSense, waarbij de kwaliteit, functionaliteit en clienttevredenheid is beoordeeld.

Checklist/ stappenplan

• Bedenk welke dingen belangrijk zijn om het product te beoordelen, zoals hoe goed het werkt, of het gebruiksvriendelijk is en of cliënten/medewerkers er blij mee zijn. Maak hier een lijstje van.
• Verzamel informatie over het product, zoals technische details, handleidingen, beoordelingen van klanten buiten je organisatie, en wat mensen zeggen over het gebruik ervan.
• Kijk naar alle gegevens die je hebt verzameld en zoek naar patronen en belangrijke dingen die je opvallen. Kijk naar de sterke punten van het product en naar dingen die misschien beter kunnen.
• Vraag gebruikers wat ze van het product vinden en of ze tevreden zijn. Dit kan door vragen te stellen of enquêtes in te laten vullen. Verzamel hierbij ook de suggesties/ideeën voor verbeteringen
• Verzamel de punten die beter kunnen en maak aanbevelingen. Bedenk praktische manieren om het product te verbeteren en deel dit met de leverancier. Tenslotte is het aan de leverancier om het product te verbeteren (of niet).
• Schrijf een beknopt rapport waarin je vertelt wat je hebt ontdekt en welke verbeteringen je aanbeveelt. Zorg dat het rapport duidelijk is en dat iedereen het kan begrijpen.
• Tot slot: het is mooi als de aanbevelingen uitgevoerd kunnen worden om het product beter te maken. Maak hier afspraken over met de leverancier.

Het borgen van de BedSense omvat:

het ontwikkelen van procedures en protocollen om te zorgen dat het systeem correct wordt gebruikt; het monitoren van de prestaties van het systeem over de tijd; en het aanbrengen van aanpassingen of verbeteringen indien nodig. Borging gaat ook over het zorgen voor consistentie in de manier waarop het systeem wordt gebruikt, en het creëren van een cultuur van aanvaarding en aanpassing rond het systeem. Het is een continu proces dat loopt gedurende de gehele levenscyclus van het systeem of product. Alle werkprocessen en activiteiten moeten geïntegreerd zijn en voor alle betrokkenen ‘normaal’ zijn. Het moet helder zijn hoe onderwerpen als betaling, onderhoud/reparatie en monitoring geregeld zijn.

Doelstelling

Het borgingsproces kan als 'klaar' worden beschouwd wanneer het gebruik van de BedSense volledig is geïmplementeerd en de gewenste resultaten zijn bereikt. Het borgingsproces is echter geen eenmalige gebeurtenis, maar eerder een doorlopend proces dat gericht is op het monitoren en waarborgen van de kwaliteit en effectiviteit van de interventie op de lange termijn.

Checklist/stappenplan

• Bepaal een procedure voor wanneer, met wie en hoe vaak je het zorgproces evalueert en vastlegt in het ECD.
• Bepaal wanneer je afwijkt van bovenstaande procedure (denk aan verandering in de toestand van een cliënt).
• Bepaal een procedure voor het aansluiten en afsluiten van een nieuwe cliënt.
• Beschrijf de nieuwe werkwijze in bestaande documentatie en werkschema’s.
• Zoek uit/beschrijf wie verantwoordelijk is voor het onderhoud van de BedSense en hoe dit uitgevoerd gaat worden. Wie is de contactpersoon naar de leverancier toe?
• Zoek uit/beschrijf hoe de BedSense structureel gefinancierd gaat worden (regionaal of organisatie-breed).
• Implementeer verbeteringen: implementeer de verbeteringen die je hebt geïdentificeerd en zorg ervoor dat deze goed worden gecommuniceerd naar alle betrokken partijen. Monitor ook de implementatie van de verbeteringen om te zien of deze succesvol zijn.
• Evalueer het borgingsproces met regelmaat: herhaal het borgingsproces regelmatig om te zorgen dat het gebruik van de BedSense goed blijft verlopen en dat er steeds verbeteringen mogelijk zijn.

Inleiding

Op dit moment ben je als projectgroep klaar met de implementatie van de BedSense en wordt het tijd om het beheer over te dragen naar iemand binnen de organisatie die proceseigenaar gaat worden, zodat je als projectgroep officieel het project kunt opleveren.

Dit is een belangrijke stap om ervoor te zorgen dat de BedSense effectief wordt beheerd, onderhouden en geoptimaliseerd binnen je organisatie.

Een proceseigenaar is iemand die verantwoordelijk is voor een specifiek taak of werkproces in een bedrijf. Ze zijn belangrijk omdat ze zorgen dat dat taak goed wordt gedaan en dat er niets misgaat. Ze houden ook in de gaten of het beter kan en proberen verbeteringen aan te brengen. Als er regels zijn waaraan ze moeten voldoen, zorgen ze dat dat gebeurt. Kort gezegd, ze zorgen dat alles soepel verloopt en dat er geen problemen ontstaan in dat deel van het werk.

Doelstelling

Binnen je organisatie is een proceseigenaar voor de BedSense vastgesteld en lever je als projectgroep het eindresultaat van de implementatie op aan de proceseigenaar.

Checklist/ stappenplan

Om een proceseigenaar aan te stellen, volg deze stappen:

• Bepaal wat je zoekt: bedenk welke vaardigheden en kennis belangrijk zijn voor deze rol.
• Zoek kandidaten: Kijk wie in je organisatie geschikt kan zijn voor deze taak.
• Praat met de mensen die je op het oog hebt om te zien of ze geschikt zijn voor de rol.
• Kies degene die het meest geschikt is voor de rol.
• Vertel wat er van ze verwacht wordt: leg uit wat ze moeten doen en waar ze verantwoordelijk voor zijn.
• Laat bij de oplevering van je project weten wie de nieuwe proceseigenaar is.
• Geef de nieuwe proceseigenaar de spullen en hulp die hij/ zij nodig heeft om het werk goed te kunnen doen.